ACA
Assemblée Générale Constitutive
STATUTS
STATUTS
Préambule
Considérant la nécessité de contribuer à la valorisation du métier d’archiviste au Cameroun ;
Considérant que le regroupement des professionnels au sein de l’association permet de se constituer en une force capable de mobiliser des ressources nécessaires pour un plaidoyer solide ;
Considérant que l’image des archives et du métier d’archiviste doit être redorée ;
Nous, archivistes, décidons de la création d’une association professionnelle qui a pour but, la mise en place d’une solidarité, aussi bien horizontale que verticale entre les archivistes du Cameroun.
I. Constitution et dénomination
Article 1 : L’an 2018 et le 5 du mois de mai, est constituée en République du Cameroun, entre personnes soussignées et celles qui adhèreront ensuite, une association dénommée « Association Camerounaise des Archivistes », en anglais « Association of Camerounian Archivists », en abrégée ACA ; régie par la loi n° 90-53 du 19 décembre 1990 portant liberté d’association.
Article 2 : L’association est professionnelle, non-gouvernementale, à but non-lucratif, apolitique et non confessionnelle.
Article 3 : L’association a une durée de vie illimitée et peut-être dissoute à n’importe quel moment par la volonté de ses membres dans les conditions définies par le présent statut.
Article 4 : Le siège social est fixé à Yaoundé, Capitale de la République du Cameroun.
II. But et objectif
Article 5 : L’ACA a pour but la mise en place d’un réseau horizontal et vertical d’Hommes œuvrant pour le bien être des archivistes camerounais, pour une meilleure gestion des archives au Cameroun et la préservation de la mémoire de notre pays. A ce titre, elle vise à :
1) créer et soumettre toute initiative allant dans le sens de la valorisation de l’archivistique, des archives et l’archiviste ;
2) œuvrer aux côtés des institutions agrées, à la mise en place d’un cadre juridique adapté à la situation des archives au Cameroun ;
3) contribuer à la formation continue des archivistes et de tous ceux qui aspirent à faire une carrière en archivistique.
Article 6 : Pour atteindre ses objectifs, l’association s’est assignée des missions, à savoir :
1) des activités citoyennes ou communautaires ;
2) des activités de développement personnel ;
3) des activités de solidarité.
Article 7 : L’association exerce ses fonctions dans le cadre de la politique nationale en matière des archives, à savoir :
1) la formation initiale et continue;
2) le partage des expériences ;
3) l’assistance aux archivistes dans la mise en œuvre des projets d’archivage.
III. Moyens d’action
Article 8 : Pour atteindre son objectif l’ACA entreprend de :
1) coordonner les efforts matériels et moraux de ses membres ;
2) réunir l’information pour l’épanouissement professionnel de ses membres ;
3) développer toute collaboration utile avec d’autres institutions qui partagent le même idéal ou qui peuvent accompagner l’association dans l’atteinte de ses objectifs ;
4) mettre en place une plateforme de formation et de renforcement des capacités des archivistes axée sur les nouveaux défis de la profession.
Article 9 : D’autres manières spécifiques des moyens d’action de l’ACA seront déployés à travers :
1) la mise à disposition d’une plateforme présentant toutes les formations nationales et internationales sur les archives ;
2) la constitution des groupes d’entraide, de conseil et de support pour toute demande émanant des membres ;
3) la promotion de l’aide à la formation et aux échanges professionnels ;
4) la facilitation de l’accès à la littérature spécialisée et à la diffusion des contenus archives grâce à des publications ;
5) L’appui-conseil à l’organisation et la modernisation des services d’archives.
IV. Membres : droits et obligations
1. Conditions d’adhésion
Article 10 : Les membres de l’ACA sont des personnes physiques ou morales exerçant la profession d’archiviste ou des professionnels de l’information documentaire.
Article 11 : Peut adhérer à l’ACA, toute personne ayant suivi ou suivant une formation en archivistique ou en charge de la gestion des archives et de l’information documentaire, qui accepte de se conformer aux dispositions des Statuts et Règlement intérieur de l’Association.
Article 12 : L’adhésion est faite soit par simple demande écrite, soit par engagement sur une fiche d’adhésion auprès du Bureau exécutif ou auprès d’une représentation de l’Association et par le paiement des frais y relatifs.
2. Les membres
Article 13 : L’association compte trois (03) catégories de membres :
1) Les membres actifs ;
2) Les membres affiliés ;
3) Les membres d’honneur.
Article 14 : Les membres actifs se subdivisent en deux sous-catégories :
1) toute personne physique ayant suivi une formation diplômante ou non, et qui exerce dans le domaine des archives ou de l’information documentaire ;
2) Toute personne ayant suivi une formation diplômante mais encore sans emploi ou en cours de formation dans le domaine des archives.
Article 15 : Un membre affilié est toute personne physique ou morale intéressée par les activités de l’association et qui lui apporte son soutien, nous citerons entre autres :
1) les cabinets de prestations archivistiques et assimilés ;
2) les associations nationales ou internationales, les organisations non gouvernementales qui partagent les mêmes objectifs que l’Association et décident d’y adhérer ;
3) les établissements privés ou publics de formation en science de l’information documentaire.
Article 16 : Un membre d’honneur est toute personne physique ou morale qui, de par son statut, ses activités, soutient les intérêts des archives et des archivistes.
3. Droits des membres
Article 17 : Les membres actifs à jour de leurs cotisations ont le droit d’assister aux réunions, peuvent voter ou postuler à un poste ou sur une liste et bénéficient des prestations d’aides et/ou d’assistance de l’association;
Article 18 : Un membre affilié ou d’honneur ne peut postuler à aucun poste du Bureau Exécutif ou être membre du Conseil de l’ACA.
4. Devoirs des membres
Article 19 : Les membres ont le devoir de se conformer aux textes en vigueur de l’association.
Article 20 : Les membres actifs ont le devoir de :
1) participer aux réunions de l’assemblée Générale avec voix délibérative ;
2) de payer les cotisations prévues à échéance ;
3) contribuer à la réalisation des objectifs de l’association fixés par le programme en cours.
5. Perte de la qualité de membre
Article 21 : La qualité de membre se perd par :
1) Démission ;
2) Abandon des études dans le domaine avant diplôme ;
3) Dissolution légale de l’association
4) Radiation ;
5) Décès.
V. Organisation administrative et fonctionnement de l’ACA
Article 22 : L’association comprend les organes suivants :
1) L’Assemblée Générale ;
2) Le Conseil ;
3) Le Bureau exécutif ;
4) Les Antennes régionales ;
5) Les Antennes de la diaspora.
1. L’Assemblée Générale
Article 23 : L’Assemblée générale est l’organe suprême de l’association, elle est constituée de tous les membres actifs.
Article 24 : Les membres d’honneur et affiliés peuvent y prendre part sans voix délibérative.
Article 25 : L’Assemblée Générale a pour attribution de :
1) décider de toutes les questions d’admission et d’exclusion des membres de l’association ;
2) d’élire le bureau exécutif, ainsi que le président et le secrétaire des travaux de l’Assemblée Générale Elective et les membres du Conseil ;
3) statuer sur toutes les affaires qui ne relèvent pas du mandat des autres organes statués.
4) délibérer sur les grandes orientations, en décidant des mécanismes et de la mise en œuvre ;
5) fixer les taux de droits d’adhésion, de cotisation et d’autres contributions ;
6) adopter les statuts et règlement intérieur ainsi que leur modification ;
7) prononcer les sanctions ;
8) approuver les comptes de l’exercice écoulé et adopter le budget annuel ;
9) veiller à la réalisation des objectifs de l’Association ;
10) approuver et rejeter le rapport financier ;
11) approuver et rejeter le plan d’activité et le budget.
2. La périodicité
Article 26 : L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an en session ordinaire sur convocation du Président du Bureau Exécutif ou sur décision de deux tiers (2/3) des membres du bureau exécutif.
Article 27 : La date de l’Assemblée Générale est annoncée trois (03) mois à l’avance et confirmée un (01) mois avant la tenue de celle-ci.
3. Le quorum
Article 28 : Le quorum est atteint lorsque :
1) un quart (1/4) des membres actifs à jour de leurs cotisations pour une Assemblée Générale ordinaire ;
2) deux tiers (2/3) des membres actifs à jour de leurs cotisations pour une Assemblée Générale élective.
3) si le quorum n’est pas atteint, une autre Assemblée Générale est convoquée.
4. Le Conseil
Article 29 : L’Assemblée Générale désigne huit (08) membres du conseil, le Conseil est constitué de quatre membres titulaires et quatre membres suppléants.
1) Parmi les huit (08) membres le doyen d’âge dans le métier est désigné comme président du Conseil.
2) Le Conseil statue à la majorité de ses membres.
3) Le Conseil contrôle et valide le programme des activités de l’association du bureau exécutif.
4) Le Conseil est le représentant de l’Assemblée Générale, il assiste le bureau exécutif dans son fonctionnement entre les sessions de l’Assemblée Générale.
5) En cas de vacance de poste dans le bureau exécutif, le Conseil autorise le président de désigner un intérimaire comme mesure conservatoire jusqu’à la prochaine Assemblée Générale.
5. Le Bureau exécutif de l’ACA
Article 30 : Le Bureau exécutif est composé des membres élus en Assemblée Générale Elective se présente de la manière suivante :
1) Un président ;
2) un vice-président chargé des finances et des programmes ;
3) un vice-président chargé de la communication, du marketing et des relations publiques ;
4) Un secrétaire général ;
5) Un secrétaire financier ;
6) Un chargé de la communication et du markéting ;
7) Un chargé des programmes
8) Un webmaster ;
9) Un trésorier ;
10) Deux commissaires aux comptes ;
Article 31 : Le bureau est l’organe de direction de l’Association. A ce titre il est chargé de :
1) mettre en pratique les orientations stratégiques définies par l’Assemblée Générale ;
2) assurer la bonne marche des activités de l’Association conformément aux Statuts et Règlement intérieur ;
3) examiner les projets qui lui sont soumis ;
4) présenter chaque année à l’Assemblée Générale un plan d’activité annuel, un rapport sur les activités de l’Association, sa situation financière et son budget ;
5) se prononcer sur les demandes de démission et présenter les cas d’exclusion ;
6) prendre toute les initiatives en conformité avec les objectifs de l’association et celle du programme soumis au conseil ;
7) rendre compte à l’Assemblée Générale de ses activités ;
8) convoquer en cas de besoin l’Assemblée Générale ordinaire et extraordinaire.
6. Fonctionnement du Bureau de l’ACA
Article 32 : Les décisions du bureau sont prises en collégialité.
1) En l’absence de tout consensus, les décisions du bureau peuvent être prises par vote à la majorité absolue de ses membres.
2) En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante ;
3) Le bureau exécutif se réunit au moins une fois par trimestre pour traiter des affaires en cours ;
4) Un procès-verbal de réunion du bureau doit être envoyé au président du Conseil dans un délai de 7 jours.
7. Mode d’élection et durée du mandat
Article 33 : Les membres du bureau sont élus au cours d’un scrutin de listes ou uninominal de manière directe et secrète à la majorité des membres votants.
1) Le mandat du bureau exécutif est fixé à 2 ans renouvelable une fois ;
2) Le mandat des membres du conseil est fixé à 2 ans renouvelable une fois ;
3) La liste des membres du conseil est constituée par le président et validée par vote de l’Assemblée générale ;
8. Gestion financière
Article 34 : Les ressources de l’association proviennent des :
1) droits d’adhésion ;
2) cotisations annuelles dont le taux est fixé en Assemblée Générale ;
Article 35 : Les dépenses de l’Association portent sommairement sur :
1) le fonctionnement des organes ;
2) les différentes formes d’assistance et d’appui ;
3) les investissements en vue de la réalisation des immobilisations ou financement des projets ;
4) les dépenses éligibles aux fonds de l’association ainsi que les montants fixés par le règlement intérieur et la procédure d’encaissement et de décaissement arrêtées.
Article 36 : Les fonds de l’ACA sont déposés dans un compte bancaire dans un établissement financier de la ville siège.
Article 37 : La mobilisation des fonds se fait avec deux (02) signatures, celle du président étant obligatoire. Le président peut déléguer par écrit le droit de signature à un de ses vice-présidents en cas d’empêchement.
VI. Discipline et sanction
Article 38 : Les mesures disciplinaires seront infligées aux membres qui se sont distingués par un comportement incompatible avec les principes de base de la vie associative.
Article 39 : Les sanctions applicables sont en fonction de la faute commise et sont précisées dans le règlement intérieur.
VII. Dispositions diverses
Article 40 : Tout document officiel de l’ACA doit être obligatoirement transcrit en langue anglaise et française avant sa publication.
Article 41 : Les présents statuts ne peuvent être modifiés que sur décision de l’Assemblée Générale votée à la majorité des deux tiers (2/3) des membres actifs à jour lors de l’assemblée statutaire.
Article 42 : Aucune modification des présents statuts ne doit être effectuée en Assemblée Elective.
Article 43 : La dissolution de l’Association ne peut intervenir qu’après délibération de l’Assemblée Générale à la majorité absolue des voix en cas de non-respect de ses missions statutaires.
Article 44 : Une commission Ad hoc est mise sur pied par l’Assemblée générale pour procéder à la liquidation des biens de l’association et les actifs nets sont repartis aux membres.
Article 45 : Les fonctions de responsabilité dans les différents organes de l’association sont gratuites.
Article 46 : Un règlement intérieur adopté en Assemblée Générale fixe les modalités d’application des présents statuts.
Article 47 : Les présents statuts prennent effet à partir de la date de leur adoption en Assemblée Générale.
Adopté à Yaoundé, 5 mai 2018
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