Règlement Intérieur

ASSOCIATION CAMEROUNAISE DES ARCHIVISTES
ACA





Règlement intérieur
Adoptée le 5 mai 2018
 
I. Nom et objectif
Article 1: L’Association Camerounaise des Archivistes est une association à but non lucratif de droit camerounais, créée par et pour les archivistes avec pour siège Yaoundé.
Article 2: L’objectif de l’Association Camerounaise des Archivistes est de :
1) rassembler tous les archivistes et promouvoir l’unité dans l’action ;
2) assurer la formation continue des membres ;
3) encourager les prestations de qualité axées sur les normes nationales et internationales ;
4) être l’interface entre les archivistes Camerounais, les entreprises exerçant dans le domaine archivistique, l’Etat et les Associations internationales.
II. Les membres
Article 3: L’adhésion est ouverte à trois catégories de personnes :
1) Les membres actifs ;
2) Les membres affiliés ;
3) Les membres d’honneur.
Article 4: L’association dénombre trois sous-catégories de membres actifs :
1) Ceux qui ont suivi une formation diplômante ou certifiante et qui exercent ou ont exercé de manière régulière dans le domaine des archives ;
2) Ceux qui n’ont suivi aucune formation diplômante ou certifiante, mais qui exercent ou ont exercé de manière régulière dans le domaine des archives ;
3) Ceux qui ont suivi une formation diplômante ou certifiante mais restent sans emploi et ceux en cours de formation diplômante ou certifiante.
Article 5: Un membre affilié est toute personne physique ou morale intéressée par les activités de l’association et qui lui apporte son soutien. Dans cet ordre, sont considérés comme membres affiliés :
1) Les cabinets d’expertise ou les entreprises exerçant dans les domaines de l’information documentaire ;
2) les associations nationales, internationales et les organisations non gouvernementales qui partagent les mêmes objectifs et décident d’y adhérer ;
3) les établissements de formation en gestion des archives et de l’information documentaire.
Article 6: Un membre d’honneur est toute personne physique ou morale qui, de par son statut, ses activités, soutient les intérêts des archives. La qualité de membre d’honneur est conférée par le bureau exécutif et validé par le Conseil.
III. Cotisations annuelles
Article 7: Les frais d’adhésion s’élèvent à 1000 francs CFA et le taux de cotisation annuel par catégorie de membre s’élève à :
1) Les membres actifs
• Première sous-catégorie : 25000 FCFA ;
• Deuxième sous-catégorie : 10000 FCFA ;
• Troisième sous-catégorie : 5000 FCFA
2) Les membres affiliés : 100 000 francs CFA
3) Le membre d’honneur : selon sa propre volonté.
IV. Droits des membres
Article 8:  Les membres actifs à jour de leurs cotisations ont le droit :
1) d’assister aux Assemblées générales ;
2) de choisir les membres du Bureau exécutif en exerçant leur droit de vote ;
3) de  déposer leur CV dans la CVthèque sur le site de l’Association en vue de rechercher des opportunités d’emploi ou de développement de carrière ;
4) d’être assisté par l’association en cas de difficultés liée à la mise en place d’un projet professionnel ;
5) Peuvent être éligibles :
• les membres actifs de la première sous-catégorie ayant au moins cinq ans d’ancienneté ;
• les membres de la deuxième sous-catégorie ayant au moins dix ans d’ancienneté dans les archives.
Article 9: Le membre perd sa qualité soit :
1) par décès ;
2) démission ;
3) radiation ;
4) abandon des études dans le domaine avant le diplôme.
Article 10: La radiation est prononcée par le bureau exécutif après examen et accord de radiation pour faute lourde par Conseil.
Article 11: Les décisions moins lourdes peuvent être prononcées à l’encontre d’un membre par le Bureau exécutif, il s’agit :
1) de l’amende ;
2) de l’avertissement ;
3) de l’exclusion temporaire ;
4) du blâme.
Article 12: Peut voter tout membre actif à jour à ses cotisations au moins 3 mois avant la tenue de l’Assemblée Générale Elective.
V. Assemblée Générale
Article 13: L’Assemblée Générale statutaire ou ordinaire doit faire l’objet d’annonces et invitations par le bureau exécutif.
Article 14: L’Assemblée Générale Elective se tient tous les deux (02) ans
Article 15: L’Assemblée Générale annuelle est la réunion statutaire de l’association.
1) L’Assemblée Générale annuelle siège au moins une fois par an ;
2) L’Assemblée Générale est annoncée au moins 3 mois à l’avance par le Président de l’Association.
Article 16: Le Quorum est atteint par:
1) Un quart (1/4) des membres actifs à jour de leurs cotisations pour une Assemblée Générale ordinaire ;
2) Deux tiers (2/3) des membres actifs à jour de leurs cotisations pour une Assemblée Elective.
VI. Le conseil
Article 17: L’Assemblée Générale désigne huit (08) membres du conseil.
Article 18: Le Conseil est constitué de quatre membres titulaires et quatre membres suppléants.
Article 19: Parmi les huit (08) membres le doyen d’âge dans le métier est désigné comme président du Conseil.
Article 20: Le conseil statue à la majorité de ses membres.
Article 21: Le conseil contrôle la mise en œuvre par le bureau exécutif du programme des activités de l’association validé par l’Assemblée Générale.
Article 22: Le conseil est le représentant de l’Assemblée générale, il assiste le bureau exécutif dans son fonctionnement entre les sessions de l’Assemblée Générale.
Article 23: En cas de vacance de poste dans le bureau exécutif, le conseil autorise le président de désigner un intérimaire comme mesure conservatoire jusqu’à la prochaine Assemblée Générale.
VII. Le bureau exécutif
1. Le président
Article 24: Le président est l’animateur principal de l’association, à cet effet :
1) Il convoque et préside les réunions du bureau Exécutif ;
2) Il convoque et préside l’Assemblée générale Statutaire ;
3) Il est signataire des transactions bancaires avec un autre membre ;
4) Il crée les commissions ;
5) Il est l’ordonnateur des dépenses ;
6) Il soumet en début d’exercice le programme des activités de l’Association à l’Assemblée Générale ;
7) Il est la vitrine de l’ACA ;
8) Il peut être suppléé par un de ses vice-présidents à condition que cela soit fait par délégation de pouvoir écrite et signée et transmise au Conseil.
2. Les vice-présidents
Article 25: Le président du bureau exécutif est assisté de deux vice-présidents dont le premier est chargé des finances et des programmes, le deuxième est chargé des activités de communication, de marketing et des relations publiques.
Article 26: Les vice-présidents travaillent sous l’autorité du président du bureau exécutif.
Article 27: Le vice-président chargé des finances et des programmes a pour rôle de :
1) de développer une stratégie de financement des activités de l’association ;
2) de planifier, de budgétiser les activités de l’association. A cet effet, il élabore un calendrier annuel de toutes les activités de l’association et recherche les sources de financement possibles. Il les soumet à l’appréciation du Président pour validation et présentation à l’Assemblée Générale au début de chaque année.
3) Il peut cosigner dans le compte bancaire en absence du président. Dans ce cas, le Président rédige et signe une délégation de pouvoir qu’il transmet au Conseil.
Article 28: Le vice-président chargé des activités de communication, de marketing et des relations publiques a pour rôle :
1) De s’assurer de la visibilité nationale et internationale de l’Association. A cet effet, il définit la stratégie à adopter pour l’établissement des partenariats et des coopérations. Il définit les axes de coopération porteurs pour l’Association. A cet effet, il choisit les cibles et les moyens à utiliser pour l’établissement de ces relations, élabore un calendrier annuel des activités de coopération et de partenariat.
2) Il travaille en collaboration avec l’autre vice-président pour la recherche des financements par le biais de la coopération et le partenariat ;
3) Il peut cosigner dans le compte bancaire en absence du président. Dans ce cas, le Président rédige et signe une délégation de pouvoir qu’il transmet au Conseil.
3. Le secrétaire général
Article 29: Le secrétaire général est le collaborateur principal du président de l’Association.
Article 30: Le secrétaire général est chargé de :
1) rédiger les comptes rendus des réunions ;
2) gérer les archives administratives de l’association ;
3) rédiger les  rapports d’activités ;
4) le secrétaire général n’est pas signataire des comptes de l’association
4. Le secrétaire financier
Article 31: Le secrétaire financier est chargé de la gestion des archives financières de l’Association. Le trésorier lui transmet une copie de tous les documents retraçant l’activité financière de l’Association. Il peut cosigner dans le compte de l’Association en l’absence ou en cas d’empêchement du trésorier. Dans ce cas, le trésorier lui donne une délégation de pouvoir écrite et signée, transmise également au Président du Bureau et au Conseil.
5. Le responsable communication et marketing
Article 32: Le responsable communication et marketing est chargé de la mise en œuvre de la politique communicationnelle définie par le bureau exécutif et validée par l’Assemblée Générale. Il travaille en collaboration directe avec le vice-pésident en charge de la définition de cette politique.
6. Le responsable des programmes
Article 33: Le responsable des programmes est chargé de la mise en œuvre des programmes définis par le bureau exécutif et validé par l’AG. Il travaille en collaboration directe avec le vice-président en charge de la définition de ces programmes.
7. Le Webmaster
Article 34: Le Webmaster est chargé de la gestion du site Web. Il gère le site Web conformément à la politique communicationnelle définie par le vice-président en charge de la visibilité, qui est aussi son principal collaborateur.
8. Le trésorier
Article 35: Le trésorier a compétence sur toute entrée et sortie d’argent de l’association.
Article 36: Le trésorier est cosignataire dans le compte de l’ACA.
Article 37: Le trésorier transmet une copie de toutes les transactions financières au secrétaire financier dans les plus brefs délais.
Article 38: Il peut déléguer sa signature au secrétaire financier en cas d’absence ou d’empêchement. A condition que cela se fasse de manière écrite et signée et une copie de ce pouvoir doit être transmis au président et au conseil.
9. Les commissaires aux comptes
Article 39: Le commissaire aux comptes est chargé de l’orthodoxie de la gestion financière des fonds de l’ACA.
Article 40: Il contrôle statutairement les comptes de l’association une fois par an.
Article 41: Cependant, sur instruction du conseil, le commissaire aux comptes peut être amené à effectuer des contrôles inopinés dans les comptes de l’association.
 
VIII. Les amendements
Article 42: Tout document officiel de l’ACA doit être obligatoirement transcrit en langue anglaise et française avant sa publication.
Article 43: Toute proposition d’amendement des statuts et du présent règlement intérieur de l’Association Camerounaise des Archivistes doit être déposée au secrétariat, qui aussitôt l’enregistre et lui affecte un numéro unique.
Article 44: Toutes les propositions d’amendement dument enregistrés doivent être soumis au Conseil avant la tenue de l’Assemblée Générale statutaire.
Article 45: Le Conseil approuve ou rejette les propositions d’amendement par voix de vote. Le Conseil peut se déclarer incompétent pour certains cas de propositions d’amendement, dans ce cas, ces propositions sont soumises à l’Assemblée Générale Statutaire.


Adopté à Yaoundé, 5 mai 2018